廣州會(huì)議會(huì)前策劃怎么做？詳細(xì)流程介紹

關(guān)于廣州會(huì)議會(huì)前策劃怎么做？很多人不懂，下面介紹一個(gè)詳細(xì)流程！

1.廣州會(huì)議會(huì)前策劃首先應(yīng)該確定會(huì)議主題、會(huì)議舉辦時(shí)間、會(huì)議與會(huì)人員

2.會(huì)前通知：會(huì)議與會(huì)人員

 方式：電話、郵件、書面或口頭通知。

 內(nèi)容：會(huì)議舉行時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、與會(huì)人員范圍、需要帶的資料、紙筆等。

 記錄：確認(rèn)與會(huì)人員是否接到通知明白會(huì)期，并及時(shí)做下記錄。

3.確定最后與會(huì)人員：

根據(jù)記錄統(tǒng)計(jì)制作出最終的與會(huì)人員名單，詳細(xì)寫清與會(huì)人員的個(gè)人基本信息：姓名、性別、職務(wù)、住址、手機(jī)號(hào)碼等。

根據(jù)手頭的信息和會(huì)議安排確認(rèn)交通路線，為與會(huì)人員訂購車票、酒店票以及其他一應(yīng)用品。最后記錄每個(gè)與會(huì)人員的到達(dá)時(shí)間、地點(diǎn)，有需要的話可以安排接機(jī)。注意記錄清楚與會(huì)人員的姓名、性別、職務(wù)、電話號(hào)碼及各自的區(qū)域。

4.聯(lián)系酒店

為與會(huì)人員聯(lián)系好相關(guān)酒店，并且將酒店的信息發(fā)到各人的手機(jī)上，也是策劃者必須做好的項(xiàng)目哦。當(dāng)一切都準(zhǔn)備妥當(dāng)之后，我們?cè)倥c酒店訂下相關(guān)的會(huì)議廳，根據(jù)會(huì)議時(shí)間決定要準(zhǔn)備幾頓飯食。早餐的話一般酒店就會(huì)供應(yīng)，大家各自吃好自己的自助早餐之后就可以了。如果會(huì)議要一直開到中午的話，我們還必須根據(jù)人員數(shù)量跟參訂定好相應(yīng)的桌數(shù)。晚飯同理。

5.訂購返程車票

會(huì)議結(jié)束之后，不要忘記把回程的車票比照眾人來時(shí)的購置妥當(dāng)。

6.計(jì)算廣州會(huì)議金額并上報(bào)

最后但同樣重要的是，把所有需要付出的金額總數(shù)計(jì)算，上報(bào)給公司財(cái)務(wù)報(bào)銷。

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